Si tu empresa ya pasó por esto, lo reconocerás en segundos: el servidor “aguanta”, el firewall “más o menos”, el ERP va lento a final de mes y, cuando alguien pide un usuario nuevo o se cae el correo, el problema no es solo técnico. Es de tiempo, de foco y de riesgo. Por eso, la pregunta no es si conviene externalizar, sino cuánto cuesta outsourcing de TI y cómo se mide bien para no comparar peras con manzanas.
Externalizar TI no es comprar horas sueltas. Es contratar una capacidad operativa con un nivel de servicio. Y el precio se explica, sobre todo, por tres cosas: qué alcance le das (soporte, sistemas, nube, ciberseguridad), qué criticidad tiene tu operación (si un paro de 30 minutos es tolerable o un desastre) y qué tan ordenada está hoy tu casa tecnológica.
Cuánto cuesta outsourcing de TI: rangos reales (y por qué varían)
En PYMEs, el outsourcing de TI suele contratarse de dos formas: por usuario/puesto de trabajo (un coste mensual que cubre a las personas) o por alcance (un coste mensual por gestionar determinados sistemas y niveles de servicio). En la práctica, muchas propuestas mezclan ambos.
A nivel orientativo, un servicio básico de soporte al usuario y gestión esencial (mesa de ayuda, incidencias comunes, mantenimiento preventivo, alta/baja de cuentas, inventario y acompañamiento en compras) suele moverse en rangos mensuales por usuario. Cuando se añaden administración de servidores, redes, copias de seguridad gestionadas y monitorización continua, el coste sube porque el proveedor asume más responsabilidad y más herramientas.
Si además incorporas ciberseguridad gestionada -por ejemplo, respuesta ante incidentes, hardening, control de parches con ventanas, EDR/antimalware administrado, políticas de acceso y revisiones periódicas- el precio no sube “por capricho”: se incrementa porque cambia el tipo de trabajo (más proactivo, más especializado) y porque hay licencias y plataformas asociadas.
La variación también depende del horario. Un servicio en horario laboral cuesta menos que uno con guardias, atención extendida o 24/7. Y en sectores regulados o con datos sensibles, hay más exigencia documental, auditoría y control, lo que también se traduce en esfuerzo y coste.
Qué incluye normalmente un contrato (y qué suele quedar fuera)
Cuando un proveedor habla de “outsourcing de TI”, conviene pedir que lo aterrice en entregables. En un contrato bien planteado, verás elementos como mesa de servicio con niveles de prioridad, tiempos de respuesta, un inventario vivo de activos y una rutina de mantenimiento.
También suele incluirse la gestión del ciclo de vida del puesto de trabajo: preparación de equipos, perfiles, correo, permisos y acompañamiento en onboarding/offboarding. Esto es clave porque el coste real de TI en una PYME no está solo en “arreglar cosas”, sino en que los cambios del negocio se ejecuten rápido y con control.
Lo que a menudo queda fuera -y conviene aclararlo desde el principio- son los proyectos (migraciones, cambios de arquitectura, renovación de red, implementación de herramientas), el hardware y las licencias. Algunos proveedores lo meten en un paquete, pero entonces tienes que entender qué marca, qué modelo y qué condiciones. En outsourcing, lo barato puede salir caro si te dan una cobertura mínima que te obliga a pagar “extras” por todo.
Los 7 factores que más influyen en el precio
Hay variables que mueven el coste más que cualquier negociación. Si las entiendes, podrás estimar mejor tu presupuesto y, sobre todo, pedir una propuesta comparable.
Primero, el número de usuarios y su perfil. No cuesta lo mismo dar soporte a 30 usuarios con tareas estándar que a 30 usuarios con software especializado, múltiples sedes o alta rotación.
Segundo, la complejidad del entorno: si tienes servidores on-prem, VPNs, varias VLAN, WiFi corporativa, impresoras críticas, telefonía IP o integraciones con proveedores, el esfuerzo de operación es mayor.
Tercero, el estado actual. Un entorno sin parches, sin inventario, con contraseñas compartidas y copias de seguridad no verificadas exige un periodo inicial de estabilización. Ese trabajo hay que hacerlo igual, y suele reflejarse como coste de arranque o como un mes 1 más alto.
Cuarto, el nivel de servicio (SLA). Una mesa de ayuda con tiempos “razonables” es distinta a un SLA donde una caída de sistema debe atenderse en minutos y con escalamiento inmediato.
Quinto, la ciberseguridad. Aquí el error típico es pensar que “ya tenemos antivirus”. La seguridad gestionada implica telemetría, respuesta, políticas y control de identidad. Si el proveedor no lo incluye, estás pagando soporte, no protección.
Sexto, la cobertura geográfica y el onsite. Si necesitas visitas frecuentes a oficina, soporte presencial para eventos o atención en más de una ubicación, el modelo cambia.
Séptimo, herramientas y licenciamiento. Monitorización, ticketing, gestión de parches, EDR, filtrado DNS, backup gestionado… no son adornos, son el “taller” con el que se presta el servicio. Pregunta qué está incluido y qué se factura aparte.
Cómo comparar propuestas sin caer en trampas
La forma más rápida de equivocarse es comparar solo el “precio por usuario” o la “bolsa de horas”. Dos propuestas pueden costar lo mismo y darte resultados totalmente distintos.
Pide siempre que te especifiquen: alcance exacto, qué sistemas quedan dentro, qué se considera incidencia, qué se considera proyecto, horario de atención, canales (teléfono, portal, WhatsApp corporativo, correo), tiempos de respuesta por severidad y qué reportes recibirás. Un proveedor serio te entrega métricas: volumen de tickets, tiempos, causas raíz, cumplimiento de parches y estado de respaldos.
Otro punto crítico: quién es tu responsable. En outsourcing bien hecho, no dependes de “la persona que sabe”. Hay procesos, documentación y escalamiento. Si todo recae en un técnico y no hay continuidad, el coste oculto aparece cuando esa persona no está.
El coste total: más allá de la cuota mensual
Para decidir, calcula el coste total de propiedad (TCO) del modelo actual. Normalmente hay costes visibles y costes silenciosos.
Los visibles: sueldos de TI (si los tienes), licencias, mantenimiento, reemplazo de equipos, consultorías puntuales y paros de operación. Los silenciosos: horas perdidas por usuarios cuando algo falla, decisiones retrasadas por falta de datos, riesgos de seguridad, y el desgaste de tu equipo por “apagar fuegos”.
Una regla práctica es ponerle número a la inactividad. Si tu equipo de ventas deja de cotizar media mañana por una caída, eso ya es un coste. Si un incidente de seguridad te obliga a parar sistemas o a reconstruir equipos, el impacto suele superar con creces varias mensualidades de outsourcing.
Y hay un coste que casi nadie mete en la hoja de cálculo: la oportunidad. Cuando TI está siempre en modo reactivo, el negocio tarda más en implementar mejoras: automatizaciones, control de accesos, segmentación de red, migraciones ordenadas, o simplemente una base de datos que “no se cae”.
Caso típico en PYME: por qué el precio cambia tras el diagnóstico
Imagina una empresa de 60 empleados con una oficina, Microsoft 365, un servidor de archivos local y un par de aplicaciones internas. A simple vista, parece “estándar”. Pero en el diagnóstico aparecen tres puntos: backups que no se prueban, usuarios con permisos excesivos y equipos sin política de parches.
Si el proveedor te cotiza barato sin tocar nada de eso, no es eficiencia: es omisión. Lo responsable es proponer una fase de estabilización (inventario, hardening, políticas, pruebas de recuperación) y luego una operación mensual más predecible. Esa inversión inicial suele ser la diferencia entre pagar poco y vivir con riesgo, o pagar lo correcto y dormir mejor.
Cómo pedir una cotización que sí te sirva
Si quieres saber cuánto cuesta outsourcing de TI para tu caso, prepara una solicitud simple pero completa: número de usuarios, sedes, tipo de conectividad, lista de sistemas críticos, si hay servidores locales, qué nube usas, y qué horario real necesitas. Añade tu expectativa de tiempos: qué consideras “urgente” y qué puede esperar.
Después, pide dos escenarios. Uno “esencial” para estabilizar y operar, y otro “mejorado” con ciberseguridad gestionada y mayor proactividad. Esa comparación te ayuda a decidir por riesgo, no solo por caja.
En México, muchas PYMEs de CDMX y Naucalpan buscan precisamente esa transición: pasar de TI como gasto fijo impredecible a un modelo más variable y medible, con responsables claros y seguridad como parte del servicio. En ese enfoque, proveedores con experiencia local y operación estructurada -como LaNet – suelen plantear el outsourcing como una relación de trabajo continua, con mejoras incrementales y métricas, no como “soporte cuando se pueda”.
La decisión correcta no es el precio más bajo
Si tu objetivo es ahorrar, el outsourcing puede hacerlo, pero casi nunca por arte de magia. Ahorra cuando reduce fallos, cuando acorta tiempos muertos, cuando evita incidentes graves y cuando te permite crecer sin duplicar complejidad. El mejor punto de partida es este: pide que te expliquen el precio como si fuera un seguro operativo, con responsabilidades claras y límites claros.
Quédate con el proveedor que te hace mejores preguntas sobre tu operación, no con el que responde más rápido con un número. Esa conversación, bien llevada, suele ser el primer paso para que TI deje de ser una fuente de sorpresas y se convierta en un soporte real para el crecimiento.